Administrative Assistant

Job Title: Administrative Assistant
Pay Rate: $25 / Hr (DOE)
Location: Naples, FL
Area Code: 239
ZIP Code: 34117
Start Date: Right Away
Keywords: #AdminAssistantJobs #AdminJobs #NaplesJobs

Benefits:
* Medical / Health Benefits with multiple plan options, Flexible Spending Accounts, Dental and Vision
* 401k
* On the job training / cross-training
* Life Insurance, disability insurance, and voluntary life insurance for family members available.
* Accident and critical illness insurance optional.
* Scheduled performance reviews
* Referral program

Job Description:
Support the sales department with administrative duties of broad scope and complexity requiring independent judgement and familiarity with applicable procedures.
Must be proficient or mastery of Excel including using advances formulas, pivot tables, macros (automation) graphing, modeling.

Responsibilities:
* Operate word processor, personal computer, or CRT to perform the full scope of word processing, graphics and/or publishing applications, as well as creating documents containing financial or statistical data or scientific, technical or legal terminology.
* Enter and manipulate data on spreadsheet, data base or file management programs and perform a broad range of typing projects.
* Set priorities and procedures for accomplishing work.
* May be required to delegate portions to others or offer assistance and support to others.
* Collect data, conduct research and compile information using a variety of mathematical calculations for a broad range of reports and projects.
* Compose, analyze and distribute documents. Proofread and correct grammatical, typographical, compositional, or data errors.
* Conduct meetings or presentations.
* Conduct inquiries into specific problems, such as delays, to ensure objectives are being met.
* Communicate potentially negative situations to management in a constructive manner.
* Read mail, highlight action or important items, attach relevant files or information before distributing.
* Respond to routine correspondence or draft routine responses for review and signature.
* Interface effectively with team members, functional departments and customers.
* Screen calls, respond to routine questions and receive and/or escort visitors.
* Schedule appointments and make domestic and international travel arrangements.
* Coordinate with internal and external executive-level staff to schedule in-house and off-site meetings.
* Coordination may include arrangements for travel and hotel accommodations, meal menus, recreational programs, guest speakers and developing agendas.
* Maintain accurate and up-to-date files and record systems.
* Maintain confidential records and reports.
* Perform other related responsibilities.

Requirements
* High School Diploma / GED
* 3 years of related office experience or demonstrated ability to perform described responsibilities.
* Data entry, data analysis experience.
* Advanced Excel skills including using advances formulas, pivot tables, macros (automation) graphing, modeling.
* Thorough knowledge of office equipment, administrative procedures and/or terminology in functional area.
* Ability to accurately record meeting proceedings, where applicable.
* Pivot tables, V looks ups, Creating Macros
* Ability to accurately type 55 wpm
* Effective verbal, written and interpersonal communication skills.
* Ability to work effectively with others and be a participative team player.

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Belcan is an equal opportunity employer. Your application and candidacy will not be considered based on race, color, sex, religion, creed, sexual orientation, gender identity, national origin, disability, genetic information, pregnancy, veteran status or any other characteristic protected by federal, state or local laws.

Puesto: Asistente Administrativo
Salario: $25/hora (DOE)
Ubicaci*n: Naples, FL
C*digo de *rea: 239
C*digo postal: 34117
Fecha de inicio: Inmediata
Palabras clave: #EmpleosDeAsistenteAdministrativo #EmpleosAdministrativos #EmpleosEnNaples

Beneficios:
* Beneficios m*dicos/de salud con m*ltiples opciones de planes, Cuentas de Gastos Flexibles, Seguro Dental y de la Vista
* Plan 401k
* Capacitaci*n en el trabajo/capacitaci*n cruzada
* Seguro de vida, seguro por discapacidad y seguro de vida voluntario para familiares disponible.
* Seguro de accidentes y enfermedades graves opcional.
* Evaluaciones de desempe*o programadas
* Programa de referencias

Descripci*n del puesto:
Apoyar al departamento de ventas con tareas administrativas de amplio alcance y complejidad que requieran criterio independiente y familiaridad con los procedimientos aplicables.
Se requiere dominio de Excel, incluyendo el uso de f*rmulas avanzadas, tablas din*micas, macros (automatizaci*n), gr*ficos y modelado.

Responsabilidades:
* Operar un procesador de texto, computadora personal o CRT para ejecutar todas las aplicaciones de procesamiento de texto, gr*ficos y/o publicaci*n, as* como para crear documentos que contengan datos financieros o estad*sticos o terminolog*a cient*fica, t*cnica o legal.
* Introducir y manipular datos en hojas de c*lculo, bases de datos o programas de gesti*n de archivos y realizar una amplia gama de proyectos de mecanograf*a.
* Establecer prioridades y procedimientos para la realizaci*n del trabajo.
* Podr*a ser necesario delegar partes de tareas a otros u ofrecer asistencia y apoyo.
* Recopilar datos, realizar investigaciones y compilar informaci*n utilizando diversos c*lculos matem*ticos para una amplia gama de informes y proyectos.
* Redactar, analizar y distribuir documentos. Revisar y corregir errores gramaticales, tipogr*ficos, de composici*n o de datos.
* Dirigir reuniones o presentaciones.
* Realizar indagaciones sobre problemas espec*ficos, como retrasos, para garantizar el cumplimiento de los objetivos.
* Comunicar situaciones potencialmente negativas a la gerencia de manera constructiva.
* Leer el correo, destacar acciones o elementos importantes, adjuntar archivos o informaci*n relevante antes de distribuirlos. * Responder a la correspondencia rutinaria o redactar respuestas rutinarias para su revisi*n y firma.
* Interactuar eficazmente con los miembros del equipo, los departamentos funcionales y los clientes.
* Filtrar llamadas, responder preguntas rutinarias y recibir y/o acompa*ar a las visitas.
* Programar citas y organizar viajes nacionales e internacionales.
* Coordinar con el personal ejecutivo interno y externo para programar reuniones internas y externas.
* La coordinaci*n puede incluir la organizaci*n de viajes y alojamiento, men*s de comidas, programas recreativos, ponentes invitados y la elaboraci*n de agendas.
* Mantener archivos y sistemas de registro precisos y actualizados.
* Mantener registros e informes confidenciales.
* Desempe*ar otras responsabilidades relacionadas.

Requisitos
* Diploma de bachillerato/GED
* 3 a*os de experiencia en un puesto de oficina relacionado o capacidad demostrada para desempe*ar las responsabilidades descritas.
* Experiencia en entrada y an*lisis de datos.
* Conocimientos avanzados de Excel, incluyendo el uso de f*rmulas avanzadas, tablas din*micas, macros (automatizaci*n), gr*ficos y modelado.
* Amplio conocimiento de equipos de oficina, procedimientos administrativos y/o terminolog*a del *rea funcional.
* Capacidad para registrar con precisi*n las actas de reuniones, cuando corresponda.
* Tablas din*micas, b*squedas en V, creaci*n de macros
* Capacidad para escribir con precisi*n 55 palabras por minuto
* Habilidades efectivas de comunicaci*n verbal, escrita e interpersonal.
* Capacidad para trabajar eficazmente con otros y ser un miembro activo del equipo.

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